Casos Reales

Franquicias de Upim Facilidad en la gestión de los pedidos gracias a los portátiles serie 700 de Intermec

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“Convention Jolly” es la denominación informal que recibe la gran reunión de Upim. Con motivo de esta “alegre convención”, cada año (en mayo y en noviembre) se dan cita los responsables de todos los establecimientos Upim en el centro de exposiciones Milanofiori para examinar, comentar y, sobre todo, encargar prendas de confección de las nuevas colecciones.

La reunión, que dura tres días, ofrece a los encargados de las tiendas la posibilidad de evaluar y comprar artículos de todas las categorías, desde ropa hasta equipamiento para el hogar y jardinería: en total, es posible elegir entre unos 20.000 artículos.

¿Cómo pueden gestionarse todos estos movimientos? Upim ha facilitado a cada uno de sus asociados un PC portátil 700 de Intermec, con el que pueden asistir a las expo-siciones y a las reuniones y, al final de cada presentación, encargar la ropa y los artículos de manera autónoma, sin necesidad de ayuda. Sin colas, sin perder tiempo y sin errores, en un proceso en el que los pedidos se transmiten en tiempo real. De este modo, la Convención, que representa la culminación de una larga fase preparatoria acompañada de grandes expectativas, se puede desarrollar con el mínimo de complicaciones.

Upim es una de las divisiones históricas del grupo Rinascente. Recientemente, Upim reestructuró su gama de productos, agrupándolos por sectores y creando 5 módulos distintos (ropa para mujer, ropa para caballero, ropa infantil, perfumería y hogar), cada uno de los cuales funciona de un modo independiente y es capaz de responder a distintos requisitos específicos de la clientela. Además, cada módulo ha sido diseñado para destacar una gama de productos que se renueva continuamente y que se caracterizan por una excelente relación calidad/precio, además de que se dirigen a un mercado muy amplio.

Upim, que opera en toda Italia, cuenta con 155 establecimientos propios y 232 franquicias. “Para el cliente, no existe ninguna diferencia entre un establecimiento propio de la firma y una franquicia”, destaca Massimiliano Ceschiutti, responsable de sistemas de TI y control de gestión de franquicias de Upim, “ya que nuestra filosofía consiste en mantener los mismos precios en todo el país. Las tiendas que funcionan en régimen de franquicia también trabajan con ese objetivo, ya que en algunas ciudades se encuentran los dos tipos de establecimientos y los clientes no tendrían que notar ninguna diferencia”

La Necesidad

Las franquicias, consideradas como un sector no estratégico hasta hace pocos años, hoy día han cobrado una notable importancia, ya que permiten llegar a las zonas más periféricas. En las franquicias la renovación de existencias se realiza a través de métodos distintos a los utilizados para los establecimientos propios, ya que las denominaciones comerciales corresponden a entidades jurídicas diferentes a las del grupo Rinascente, lo que convierte literalmente a estas tiendas en “compradoras”. A la vista del importante componente emocional asociado al proceso de compra, es casi un imperativo que las nuevas colecciones estén bien presentadas. Para ello, Upim se apoya en buena medida en dos eventos: la convención que se celebra en mayo (para la colección otoño-invierno) y la que tiene lugar en noviembre (para la de primavera-verano).

Durante las convenciones, que suponen el 80% de las ventas anuales al sector de franquicias, se habilita un espacio de exposición de 2.000 metros cuadrados en el palacio de congresos de Milanofiori. En esos pabellones se expone toda la gama de artículos ante representantes de más de 400 franquicias, entre los que figuran responsables de escaparate, jefes de ventas y gerentes.

La primera jornada se dedica a los desfiles de moda y a la “coreografía” pero, a partir del segundo día, los asociados se reúnen en el espacio de exposición, donde pueden adquirir las existencias mediante su terminal 700 de Intermec.

El espacio de exposición está dividido en 5 módulos, en los que se exhibe toda la gama de productos y en los que los compradores pueden visitar los distintos departamentos, donde se les atiende por personal de ventas.

La compra de tantos productos distintos en un lapso de tiempo tan reducido puede resultar difícil, ya que la gran variedad de artículos puede llegar a confundir a los compradores. “Antes de que empezásemos a utilizar estos dispositivos portátiles”, prosigue Ceschiutti, “podía darse el caso de que un asociado se olvidase de encargar toda una línea de productos”.

El terminal 700 de Intermec que se suministra a los asociados contiene una “estimación” que no es en absoluto vinculante, pero que sirve de “guía de compras” y que permite trabajar con distintas variables: la necesidad de garantizar un nivel adecuado de existencias y su ubicación, así como el tamaño del establecimiento y su volumen de ventas en años anteriores.

Esto significa que cada asociado puede guiarse por un terminal altamente personalizado: tiene la posibilidad de asistir a las presentaciones, observar, elegir, registrar información y comprar.

Ventajas Del Uso de un Dispositivo Portátil de Vanguardia

“La personalización de los terminales ha constituido siempre el momento más crítico en el inicio de las colecciones”, señala Ceschiutti. “El terminal que se suministra al asociado para la realización de pedidos, en un principio, se facilitaba a nuestros operadores al comienzo del evento con el fin de que pudieran cargar los datos, con todas las dificultades imaginables y largas esperas. Hoy, con el terminal portátil 700 de Intermec, los asociados pueden conectarse directamente al servidor mediante una contraseña y descargar automáticamente sus propias bases de datos, especialmente su estimación personalizada”. No hemos experimentado ningún otro problema durante la convención.

Cada artículo está identificado con un código de barras, de modo que el usuario sólo tiene que apuntar el terminal hacia el producto para leer su identificación e indicar la cantidad.

Ésta es la única operación en la que tienen que concentrarse los asociados durante la convención: decidir qué artículos necesitan y en qué cantidades. No hace falta que asuma ninguna otra responsabilidad y puede gestionar sus pedidos de forma autónoma, pidiendo ayuda sólo cuando sea necesario. Desde la introducción de los terminales 700 de Intermec, los asociados disfrutan de mucha más autonomía e incluso pueden optar por quedarse sólo un día si tienen otros compromisos, sin necesidad de renunciar a efectuar ningún pedido. Al mismo tiempo, la empresa tiene la ventaja de registrar los pedidos de los asociados en tiempo real. Esto permite verificar de inmediato si ha quedado algo pendiente, para ponerse en contacto con el asociado antes de que finalice la convención.

Hasta la fecha, Upim ha adquirido 200 terminales portátiles 700 de Intermec en blanco y negro, y ya ha manifestado su total satisfacción con el rendimiento del dispositivo, que ha facilitado todas sus operaciones previas a la venta.

Antes, la personalización del terminal y la entrega del pedido final requerían la intervención de varios operadores. Actualmente, de esa tarea se encarga cada asociado con ayuda del portátil 700 de Intermec, con una reducción evidente en cuanto a horas de trabajo y número de errores, que prácticamente han sido eliminados.

“Para nosotros, la fiabilidad es esencial. Sólo hay que tener en cuenta que, una vez descargados todos los datos y tras una serie de comprobaciones, sólo detectamos 1 ó 2 referencias erróneas (un porcentaje insignificante en comparación con la proporción de errores del antiguo método de trabajo), mientras que el índice de averías graves en los terminales ha sido del cero por ciento”, concluye Ceschiutti. De hecho, desde que se empezó a trabajar con los primeros dispositivos portátiles, siempre han funcionado perfectamente y Upim no ha necesitado asistencia técnica de Intermec, lo que destaca la gran fiabilidad y la excepcional solidez del terminal.